Politique sur la protection des renseignements personnels

Le Groupe Chrono, regroupant Chrono Aviation Inc., Chrono Jet Inc. et WAAS Aerospace Inc., place la protection des renseignements personnels de ses clients, ses partenaires et ses employés au cœur de ses priorités. Cette politique reflète notre engagement à respecter les normes les plus élevées en matière de gestion des données personnelles, conformément à la Loi 25 (Québec) et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada.

Le Groupe Chrono s'engage à mettre en œuvre des mesures robustes pour assurer la confidentialité, la sécurité et l'intégrité des renseignements personnels, tout en respectant les droits des individus et en veillant à la transparence dans ses pratiques.

1. Objectif

La présente politique vise à :

• Protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels recueillis, utilisés et conservés par le Groupe Chrono.
• Garantir la conformité aux lois provinciales et fédérales applicables, notamment la Loi 25 et la LPRPDE.
• Informer clairement les individus sur leurs droits et sur les pratiques du Groupe Chrono en matière de collecte, d'utilisation et de communication des renseignements personnels.
• Favoriser une culture organisationnelle axée sur le respect de la vie privée, la transparence et la responsabilisation.

Cette politique constitue un cadre de référence pour les clients et les partenaires du Groupe Chrono, et guide nos actions pour prévenir les atteintes à la vie privée et minimiser les risques associés à la gestion des données.

2. Portée

La politique s'applique à toutes les entités et activités du Groupe Chrono, qui inclut :

1. Chrono Aviation Inc.
2. Chrono Jet Inc.
3. WAAS Aerospace Inc.

Le Groupe Chrono emploie plus de 200 employés et opère principalement au Québec, tout en interagissant avec des clients et partenaires au Canada et à l'international.

2.1 Personnes concernées

Cette politique s'applique à :

• Les clients : voyageurs, partenaires commerciaux, fournisseurs.
• Les employés : actuels, anciens et candidats à l'emploi.
• Les tiers : sous-traitants, prestataires de services et autres partenaires autorisés.

2.2 Activités visées

Elle couvre toutes les activités liées à la gestion des renseignements personnels, y compris :

• Les interactions sur nos plateformes numériques (site web, application mobile).
• Les communications en personne, par téléphone ou par courriel.
• Les services fournis dans le cadre de nos opérations au sol, en vol ou dans nos installations de maintenance.

3. Définitions

• Renseignements personnels : Tout renseignement relatif à une personne physique identifiable, directement ou indirectement, comme le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro d'assurance sociale, les informations financières, ou les données biométriques.
• Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) : Le Directeur des ressources humaines du Groupe Chrono, chargé de superviser la mise en œuvre de cette politique et de veiller à la conformité légale.

4. Collecte de renseignements personnels

4.1 Pourquoi collectons-nous vos renseignements personnels ?

Le Groupe Chrono collecte des renseignements personnels pour :

• Fournir des services de qualité et répondre aux besoins des clients.
• Gérer les relations d'emploi et respecter les obligations légales et réglementaires.
• Garantir la sécurité des opérations aériennes et terrestres.
• Améliorer nos produits et services grâce à des analyses et à des rétroactions.

4.2 Quels renseignements recueillons-nous ?

Pour les clients

• Identification : Nom, prénom, date de naissance, numéro de passeport, statut vaccinal (si applicable).
• Coordonnées : Adresse postale, courriel, numéro de téléphone.
• Transactionnels : Informations de paiement, historique des réservations, préférences de voyage.
• Numériques : Adresse IP, type d'appareil utilisé, données de navigation sur nos plateformes.

4.3 Comment recueillons-nous les renseignements ?

Nous recueillons vos renseignements :

• Directement auprès de vous, par le biais de formulaires, courriels ou interactions en personne.
• Indirectement via des tiers autorisés (p. ex., agences de voyage, employeurs, partenaires commerciaux).
• Automatiquement à l'aide de technologies telles que les cookies, les caméras de surveillance ou les systèmes de suivi numérique.

5. Utilisation des renseignements personnels

5.1 Finalités principales

Les renseignements personnels sont utilisés pour :

• Clients :
  • Gérer les réservations et fournir les services demandés.
  • Assurer la sûreté et la sécurité des vols, y compris la vérification d'identité.
  • Répondre aux demandes de service et fournir des informations sur les vols.

5.2 Finalités complémentaires

Avec votre consentement, nous pouvons également utiliser vos renseignements pour :

• Effectuer des analyses afin d'améliorer nos produits et services.
• Vous proposer des offres ou promotions personnalisées.
• Prévenir la fraude ou détecter des activités suspectes.

6. Communication des renseignements personnels

6.1 À qui communiquons-nous vos renseignements ?

Vos renseignements personnels peuvent être communiqués à :

• Des fournisseurs de services : entreprises de gestion des bagages, hôtels, sociétés de location de véhicules.
• Des autorités réglementaires : douanes, immigration, régulateurs de l'aviation civile.
• Des partenaires commerciaux : agences de voyage, transporteurs tiers pour des itinéraires conjoints.

6.2 Conditions de communication

Tout partage de renseignements est limité aux finalités nécessaires et est encadré par des contrats stricts exigeant que les tiers respectent la confidentialité et les lois applicables.

7. Conservation et sécurité des renseignements personnels

7.1 Durée de Conservation

Nous conservons vos renseignements :

• Clients : aussi longtemps que nécessaire pour fournir les services ou répondre aux exigences légales.

7.2 Mesures de Sécurité

Le Groupe Chrono applique des mesures robustes pour protéger vos renseignements personnels :

• Technologiques : Chiffrement des données, pare-feux, contrôles d'accès numériques.
• Physiques : Accès restreint aux locaux sensibles, stockage sécurisé des documents papier.
• Administratives : Sensibilisation et formation régulière des employés.

7.3 Destruction sécurisée des données

Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires pour les finalités prévues ou pour respecter des obligations légales sont détruits ou anonymisés selon des méthodes sécurisées. Ces méthodes incluent :

• Suppression permanente des données électroniques à l'aide de logiciels certifiés.
• Déchiquetage des documents papier contenant des renseignements personnels.
• Désactivation et destruction des supports de stockage physiques (disques durs, clés USB).

8. Gestion des incidents

En cas d'incident impliquant vos renseignements personnels :

• Vous serez informé rapidement si un risque réel de préjudice est identifié.
• Nous aviserons la Commission d'accès à l'information (CAI) ou le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, selon les exigences légales.

9. Responsable de la Protection des renseignements personnels

Le Directeur des ressources humaines est désigné comme RPRP. Ses responsabilités incluent :

• Superviser l'application de la politique.
• Répondre aux plaintes et aux demandes des individus.
• Veiller à la conformité légale et à la gestion des incidents.

10. Modification de la politique

Cette politique peut être mise à jour en cas de changements réglementaires ou organisationnels. Les modifications importantes seront communiquées avant leur entrée en vigueur.

11. Ressources supplémentaires

• Commission d'accès à l'information du Québec (CAI)
  www.cai.gouv.qc.ca
• Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
  www.priv.gc.ca

Cette politique reflète l'engagement du Groupe Chrono envers une gestion responsable et transparente des renseignements personnels.